NEWS: Archivace

Archivace dat se provádí podle potřeby zaměstnavatele, tj. u některých dokladů pravidelně měsíčně, u jiných až po skončení kalendářního roku. Po skončení kalendářního roku je nutné provést archivaci dokumentů vždy, a to v souladu s právními předpisy, které upravují archivační lhůty pro jednotlivé doklady.

Mzdový list

Archivační lhůta mzdového listu činí 30 let po roce, v němž byl proveden poslední záznam (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů). Stejnou dobu se archivují i účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění. Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, platí archivační doba 10 let po roce, kterého se týkají.

Doklady o pojistném na sociální zabezpečení

Podle ustanovení § 22c zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů jsou plátci pojistného povinni uchovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Doklady o nemocenském pojištění

Podle § 96 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů je zaměstnavatel povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 ZNP, tj. jméno, příjmení, rodné číslo, vyměřovací základ, dobu dočasné pracovní neschopnosti, záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn, atd., 10 let po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovněprávního vztahu, o pracovním volnu bez náhrady příjmu, evidenci docházky do práce atd. Pokud zaměstnavatel zaniká bez právního nástupce, je povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, na kterém budou záznamy uloženy.

Doklady o pojistném na zdravotní pojištění

V obou zákonech upravujících zdravotní pojištění (zákony č. 48/1997 Sb. a č. 592/1992 Sb.) není uvedena archivační lhůta. V minulosti se tudíž doklady o zdravotním pojištění posuzovaly výhradně jen jako účetní doklady a byla otázka, zda některým dokumentům přiřadit archivační lhůtu pouze 5 let.

K 1. 12. 2011 se prodloužily prekluzívní lhůty pro vratku přeplatku na zdravotním pojištění (§ 14 zákona č. 592/1992 Sb.) a výběr dlužného zdravotního pojištění (§ 16 zákona č. 592/1992 Sb.) z pěti let na 10 let. S ohledem na tuto právní úpravu je nutné archivační lhůtu v délce 10 let respektovat u všech dokladů týkajících se zdravotního pojištění.

Doklady důchodového pojištění

Pro evidenční listy důchodového pojištění platí pouze tříletá archivační lhůta, tj. ELDP, které byly vyhotoveny v kalendářním roce, kterého se týkají nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce, se archivují 3 roky po roce, kterého se týkají. Pro ostatní ELDP platí, že se archivují po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny [ § 35a odst. 4 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. ].

S ohledem na neodůvodněně krátkou archivační lhůtu je vhodné archivační lhůtu prodloužit alespoň na 30 let po roce, kterého se ELDP týká. Tuto skutečnost je však nutné podložit souhlasem zaměstnance se zpracováním osobních údajů dle pravidel GDPR.

Jde-li o obchodní společnost, archivuje zaměstnavatel seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení, které byla povinna odvést, a to po dobu 6 let následujících po měsíci, kterého se záznam týká. Vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno.

Od roku 2012 je zaměstnavatel povinen vést evidenci o dobách uvedených ve větě druhé § 16 odst. 4 písm. a), d) a e) ZDPo (tzv. omluvné důvody, výkon vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, péče o dítě do 4 let věku, péče o osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby, pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu, zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky. Jedná se o povinnost uvedenou v § 37 odst. 2 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. S ohledem na význam této evidence je nutné příslušné záznamy archivovat po stejnou dobu jako mzdové listy, tedy 30 let po roce, kterého se týkají. Archivační lhůta 30 let se týká i evidence o vyplacených náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech.

Daňové doklady

Doklady týkající se daňových dokumentů jsou posuzovány jako účetní doklady, na které se vztahuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Dle § 31 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Daňové doklady, které svým charakterem nespadají pod účetní závěrky, se archivují pět let po roce, kterého se týkají. Přesto je v praxi zažitá praktika, že veškeré daňové doklady, s nimiž se setkáváme ve mzdové účtárně, ponecháváme 10 let po roce, kterého se týkají.

Srážky ze mzdy

Archivační lhůty dokladů týkajících se srážek ze mzdy upravuje zákoník práce (§ 150 ZP) a zaměstnavatel je musí archivovat po stejnou dobu jako ostatní doklady týkající se mzdy nebo platu. Pokud budeme za takový doklad považovat mzdový list, tak by činila archivační lhůta 30 let po roce, kdy byla naposledy provedena příslušná srážka. Lze se však setkat i s jiným názorem, avšak praxe ukázala, že někteří soudní exekutoři požadují doklady o dané exekuci až 15 let zpátky.

Vnitřní předpisy zaměstnavatele

Vnitřní předpisy zaměstnavatele mají archivační lhůtu 10 let po roce, kterého se týkají.

Způsob archivace

Od 1. 7. 2012 může veřejnoprávní původce i soukromoprávní původce dokumentu rozhodnout o způsobu archivace dat formou analogovou či digitální.

Od roku 2014 je umožněno (zákonem č. 499/2004 Sb.), že podnikatelská sféra může archivační povinnosti zajišťovat prostřednictvím subjektu, který má k této činnosti živnostenské oprávnění.