NEWS: Evidenční listy důchodového pojištění a digitalizace

Zaměstnavatelům a dalším orgánům (§ 36 písm. a) až d), f) až n), q), s) a u) až z) zákona č. 582/1991Sb, o organizaci a provádění sociálního zabezpečení plnícím úkoly v důchodovém pojištění, je v § 38 povinnost vést pro každého zaměstnance, jenž je účasten důchodového pojištění, evidenční list důchodového pojištění (dále jen „ELDP").

ELDP se vede pro každého zaměstnance, jenž je účasten nemocenského pojistného a tím i pojistného důchodového (tedy i poživatele starobního důchodu, kterému vznikla účast na pojištění) za jednotlivý kalendářní rok. Pro každý kalendářní rok a každý jednotlivý pracovněprávní vztah zaměstnance se vede vždy samostatný ELDP, a to i když trvala účast na důchodovém pojištění u téhož zaměstnavatele v předchozím roce.

Do ELDP se zapisují potřebné informace viz Všeobecné zásady vyplňování ELDP za každý kalendářní rok po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do 31. ledna následujícího kal. roku. Jedná se o skutečnosti, které jsou rozhodné pro budoucí důchodové nároky zaměstnanců.

Ustanovením § 38 odst. 5 zákona č. 582/1991 Sb. je zaměstnavateli uložena povinnost vyhotovit dva stejnopisy ELDP s výše uvedenými údaji. Zaměstnavatel je povinen jeden stejnopis předložit zaměstnanci k podpisu a tyto stejnopisy ELDP archivovat v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních ELDP po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny (§ 35a odst. 4 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.). Druhý stejnopis, který je opatřený podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a razítkem zaměstnavatele, je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci, a to nejpozději v den, kdy předkládá ELDP příslušnému orgánu sociálního zabezpečení, a to ve lhůtě 30 dnů ode dne zápisu údajů do ELDP (§ 38 odst. 4 zákona č. 582/1992 Sb.); toto se netýká zaměstnání, které skončilo před 31. prosincem a je nepochybné, že zaměstnanec nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele nastoupí, lze tedy pokračovat v záznamech na tomto evidenčním listě nebo ode dne svého zániku.

Za řádné plnění povinností zaměstnavatele je rovněž možné označit situaci, kdy:

• zaměstnanec prokazatelně obdrží stejnopis ELDP v elektronické podobě opatřený všemi předepsanými náležitostmi s možností jeho tisku, včetně razítka a podpisu zaměstnavatele. Jaká forma těchto náležitostí bude zaměstnavatelem zvolena, zda na stejnopisu ELDP bude vytištěno faksimile podpisu (obrázek podpisu) a obrázek razítka, nebo bude opatřen zaručeným elektronickým podpisem, je čistě na vůli zaměstnavatele.

• při elektronické distribuci stejnopisu ELDP bude použit vhodný a bezpečný technický prostředek (nástroj), kterým bude zaručena neměnnost stejnopisu ELDP a ochrana osobních údajů (např. pdf dokument obalený heslem a podobně).

Pokud se jedná o zajištění podpisu zaměstnance na takto vyhotoveném stejnopisu ELDP, který zaměstnavatel ponechá ve své evidenci a archivuje po zákonem stanovenou dobu, musí elektronický záznam nesporně prokázat zákonem stanovené podmínky, tzn. záznam, že zaměstnanec stejnopis ELDP obdržel.

Skrze ono předání zaměstnanci dává zákon možnost zaměstnanci, aby se seznámil s obsahem ELDP ještě před jeho odesláním na ČSSZ a dává mu eventuálně možnost uplatnění připomínek. Tato skutečnost je splněna tím, že zaměstnanec stejnopis ELDP podepíše a zaměstnavatel pak ELDP zakládá a archivuje ve své evidenci.

Nesouhlasí-li zaměstnanec se zápisem zaměstnavatele v ELDP a zaměstnavatel na základě žádosti zaměstnance ELDP včetně jeho stejnopisu neopraví, může zaměstnanec požádat příslušnou OSSZ podle § 39 odst. 1 zákona č. 582/1991 Sb. do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu ELDP, aby tento spor rozhodla.

V případě, že zaměstnanec odmítne podepsat kopii ELDP, ponechá zaměstnavatel ve své evidenci jeho nepodepsaný ELDP spolu s jeho písemným vyjádřením, příp. tuto skutečnost zaměstnanec uvede na kopii daného ELDP. Tento ELDP by měl zaměstnavatel ponechat ve své evidenci po delší dobu, než ukládá § 35a odst. 4 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. Problémem zůstává situace, kdy je ELDP vyhotovován za zaměstnance, kterým již skončil pracovněprávní vztah. Pokud zaměstnavatel odešle zaměstnanci dva stejnopisy ELDP s tím, že má jeden z nich podepsat a vrátit zaměstnavateli, a on toto neučiní, pak je nezbytné, aby zaměstnavatel vyhotovil třetí stejnopis, který uschová ve své evidenci s původním průvodním dopisem, na kterém je razítko pošty nebo podatelny zaměstnavatele, že zaměstnanci stejnopisy byly zaslané Zaměstnanci se již tento třetí stejnopis nezasílá.

V tomto případě zaměstnavatel zasílá zaměstnanci pouze jeden stejnopis ELDP s razítkem zaměstnavatele, druhý nepodepsaný s razítkem zaměstnavatele a s průvodním dopisem, na kterém je razítko pošty nebo podatelny zaměstnavatele, ponechává ve své evidenci.

Cestou digitální distribuce ELDP může být problém s „podpisem“ takového, digitální cestou zaslaného, ELDP. Jak např. podepsat pdf dokument ze strany zaměstnance (vytisknout, podepsat, oskenovat a poslat na zaměstnavatele zpět? Inu proč ne). Je však možné pro tuto záležitost využít různých poskytovatelů SW služeb za účelem podepsání čehokoli a jakkoli ze strany zaměstnanců digitální cestou, což je zcela jednoznačně dostatečný postup jdoucí v souladu se zákonem. Kdy např. zaměstnanec podepíše ELDP prstem na displeji mobilu tak jak když si přebírá balíček od PPL, a ELDP se zaměstnavateli vrátí digitálně zpět. To je jen jedna varianta, jak daný ELDP podepsat, variant je však celá řada s různými možnostmi a úrovněmi zabezpečení. Podstatné je, aby se takto jakkoli podepsaný ELDP dostal od zaměstnance zpět k zaměstnavateli a ten jej takto archivoval po doby výše uvedené!