S účinností od 1.ledna 2025 v rámci předpisu 395/2024 Sb., dochází k rozšíření digitalizace na ostatní sociální události pohledem nemocenského pojistného.

Připomeňme, že stávající aparát tzv. e-neschopenek (princip viz výše uvedený obr.) umí přenášet sociální události těchto typů:

• DPN (včetně vnitřního rozlišení úrazu, běžné dpn a případně v dobách covidu tzv. izolace)
• Karantény

Princip e-neschopenek

Aparát e-neschopenek pro výše uvedené sociální události je postaven na tom, že lékař, případně hygiena, u karantény identifikují nemocensky pojištěný pracovněprávní vztah (dále jen PPV), který je ze strany zaměstnavatelů přihlášen na ePortálu ČSSZ a na konkrétní PPV (případně více PPV) naváže danou e-neschopenku. Tím je daná jasná provázanost i na zaměstnavatele, který dříve daný PPV přihlásil. Díky tomu je pak možné na zaměstnavatele (pakliže si tak nastavili) přenášet informace ve formě emailových notifikací o nově vzniklých e-neschopenkách a stejně tak kanálem datových schránek i e-nechopenky v XML formátu pro další zpracování.

Jediná změna od ledna 2025 ve výše uvedeném

Od ledna 2025 se na výše uvedeném mechanismu nic nemění, krom jediné věci, a tou je průkaz pojištěnce. Ten byl dříve vydáván jen v papírové podobě a představoval tak jediný „dokument“, který nebyl v digitální podobě. U nově vzniklých události (DPN/karanténa) po 1.lednu 2025, pokud zaměstnanec nahlásí email nebo mobilní číslo, případně obojí, bude mít průkaz v digitální podobě!

e-dávky

Nová úprava umožňuje plnou digitalizaci přenosů dat všech zbývajících sociálních událostí:

• PPM
• Ošetřovné
• Dlouhodobé ošetřovné
• Otcovská
• Vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství

Princip e-dávek

Na rozdíl od e-neschopenek je princip e-dávek postaven jinak. V případě výše uvedených sociálních událostí jsou rozhodnutí lékařů (tam, kde do procesu vůbec lékař vstupuje) navázány na jiné osoby, než jsou samotní zaměstnanci. Jako příklad uveďme běžné ošetřovné (dále jen OČR). Zde lékař vydává od ledna 2025 rozhodnutí o potřebě ošetřování/jejího trvání/ukončení ve vazbě na dítě u něhož je potřeba ošetřování vyžadována a toto „umísťuje“ digitálně na e-portál. Zbývající kroky jsou pak na zaměstnanci, je pak totiž čistě na něm, zdali se rozhodne u zaměstnavatele vůbec o překážku na své straně požádat, případně pokud má více zaměstnavatelů, tak u kterých (kterého) a nebo se kupříkladu rozhodne, že místo něj bude ošetřovat jiná osoba (babička atd.). Protože se v tomto směru jedná a musí jednat o svobodné rozhodnutí zaměstnance, není možné, aby lékař vybíral na e-portálu nemocensky pojištěný PPV a nám jakožto zaměstnavatelům chodili následně e-dávky a notifikace tak, jak jsme na to zvyklí v kanále e-neschopenky.

Proces je tedy v jednoduchosti následující (uveďme jej na příkladu OČR, což bude nejčastější forma dávky, kterou budeme v praxi používat):

A) Zaměstnanec jde s dítětem k lékaři a ten nazná, že je dítě nemocné a je třeba ošetřovat.

B) Lékař se zeptá zaměstnance, zdali disponuje emailem nebo mobilním telefonem. Pokud by zaměstnanec neměl ani jedno nebo to nepřiznal, tak mu lékař vystaví papírové rozhodnutí o potřebě ošetřování s ID viz dále.

C) Lékař vystaví rozhodnutí o potřebě ošetřování a digitálně je založí na e-portálu – tam toto rozhodnutí získá jednoznačnou identifikaci tzv. číslo: ID (příklad čísla: 12345678250418001N).

D) V řádu minut má následně zaměstnanec v emailu, v SMS nebo výjimečně na papíře ID číslo rozhodnutí, které bude vypadat v digitální podobě např. takto:

E) Zaměstnanec se rozhodne, zda-li požádá o překážku ošetřovné u svého zaměstnavatele na základě vydaného rozhodnutí viz číslo ID a čerpání dávky OČR, pokud by se rozhodl, že dávku nechce, předá ji manželce, babičce atd., tak to tímto končí. Předpokládejme dále, že chce dávku čerpat proto, že je jediným, kdo může pečovat.

F) Zaměstnanec je nyní povinen prokazatelně* informovat zaměstnavatele o překážce na své straně stejně jako o číslu ID a v konečném důsledku i čerpání dávky OČR.

* kde prokazatelně znamená typicky písemně, ale případně i v jiné formě, ke které se lze pro účely kontrol vrátit a dokázat, že se tak skutečně stalo.

G) Zaměstnanec prokazatelně předává zaměstnavateli ID rozhodnutí a stejně tak pro případ odstartování vyplácení dávky, což se bude dít typicky až ke konci potřeby ošetřování. I další údaje* v kontextu dané dávky v tomto případě OČR.

* Další údaje v návaznosti na vyplácení dávky je ideální řešit digitalizovaně přímo v mzdovém a personálním SW, tím se ušetří mzdovým účetním spousta práce. Pokud však SW takovou funkčností nedisponuje, bude opak pravdou. V takovém případě je možné řešit tyto záležitosti jakkoli jinak (ale vždy prokazatelně). Pro tento účel ČSSZ připravila vzorové dokumenty, a to ke každé jednotlivé sociální události. Jedná se o excelovské dokumenty, které jsou opatřeny i nápovědou, tak aby to bylo co nejlépe intuitivní pro zaměstnance. Šablony ČSSZ jsou dostupné zde, využijte jich, dokud váš SW nebude disponovat efektivnější cestou řešení.

H) Nyní tedy mzdová účetní disponuje:

• jak číslem ID (toto rozhodnutí lze (není nutné) i zkontrolovat na eportálu ČSSZ zdali existuje)
• a zároveň dalšími údaji v kontextu dávky v našem případě OČR, což je níže uvedená ukázka série vyplněných údajů (jedná se o použitou výše zmíněnou šablonu od ČSSZ).

CH) V tento okamžik je tedy možné vyexportovat a předat na eportál novou datovou větu NEMPRI25 pro odstartování vyplacení dávky, kde výkaz NEMPRI25 ve výsledku vnitřně není nic jiného, než vám dříve dobře známá „Příloha žádosti o dávku“ a nově všechny výše uvedené související údaje s dávkou uvedené v šablonách. Nu a v tom je ten problém. Pokud tedy nebude váš SW disponovat zaintegrovanými „šablonami“ v souvislosti s každou dávkou nebo nenabídne nějaký import dat ze „šablon“ a podobně, tak mzdové účetní nezbyde nic jiného než opsat ručně tato data z předaných dokumentů od zaměstnance a vepsat je do NEMPRI25, protože všechna data i v souvislosti s dávkou (obsažená v šablonách), je nezbytné od ledna 2025 předávat jen v digitální podobě myšleno v XML formátu. Poznamenejme, že XML NEMPRI25, stejně jako jiné formy výkazů pro ČSSZ se předávají: 

• Přímým napojením SW na portál
• Exportem z SW a ručním importem XML na eportálu
• Přímým předáním XML skrze kanál datových schránek na ČSSZ

Detailní informace zejména pak pro tvůrce mzdových SW jsou k dispozici na stránkách ČSSZ zde.

Detailnější rozbor postupů pro zaměstnavatele zde.

Nestíhají nejen tvůrci SW řešení PaM

Někteří lékaři na novou právní úpravu nestihli vůbec zareagovat a nadále vystavují stará papírová potvrzení 😊. ČSSZ tedy na základě těchto praktických zjištění stará papírová potvrzení nadále akceptuje! Pokud vám tedy zaměstnanec přinese staré papírové potvrzení, tak o dávku zaměstnavatel za zaměstnance požádá podle dřívějších pravidel - tedy skrze starou datovou větu NEMPRI20 spolu se skenem papírového potvrzení v příloze, tedy jinými slovy tak, jak jsme to dělali dříve. Pokud by zaměstnavatel použil ve výše uvedeném případě již novou datovou větu NEMPRI25, tak i to je možné, ale pak v ní číslo rozhodnutí (ID) nevyplní a zaškrtne pole „zahraniční“, aby formulář prošel formálními kontrolami eportálu. Jako další příloha podání se nahraje sken papírového potvrzení od lékaře.

Pevné nervy a ať se daří!

                                                                                                                                                                                                                 Tomáš Smutný

Upozornění:  

ONLINE ŠKOLENÍ - Aktuality ze mzdové a personální oblasti 2025 si můžete objednat za 2 500 Kč na adrese mzdyapp@tcc.cz.

Webový seminář nabízí kompletní objasnění veškerých změn v oblasti mzdové a personální pro rok 2025. Vše bude probráno v příkladech a animacích včetně řešení.

Záznam tříhodinového online školení Srážky ze mzdy 2024 obsahující nové změny k 1. 10. 2024 si můžete objednat za 2 500 Kč na adrese mzdyapp@tcc.cz.

Webový seminář nabízí kompletní objasnění veškerých pravidel výpočtů exekučních i insolvenčních srážek na modelových příkladech včetně změn, které v legislativě v těchto tématech nastaly (pozor na změnu od 1. 7. 2024 a 1. 10. 2024). Vše bude probráno v příkladech a animacích včetně řešení. Případné dotazy můžete posílat emailem.