Přečerpaná dovolená a její řešení ve mzdové agendě 2024

Na svých veřejných školeních se často setkávám s dotazem, jak správně v mzdové agendě řešit přečerpanou dovolenou.

Zaměstnanci přísluší za dobu čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu, případně odměny u DPČ a DPP, ve výši průměrného výdělku. Náhrada mzdy se poskytuje v délce čerpání dovolené, na jejímž základě došlo k nepřítomnosti, ve vypsaných směnách. Pokud by zaměstnavatel uplatnil tzv. pružnou pracovní dobu, poskytoval by náhradu mzdy v rámci tzv. pevného harmonogramu směn.

Příklad 1

Zaměstnanec pracující v týdenní rovnoměrně rozložené pracovní době 40 hodin PO až PÁ po 8 hodinách a SO, NE volno) čerpá dovolenou v délce 5 dnů od 3. 4. 2024 do 7. 4. 2024. Pro výpočet je nutné pracovat s průměrným výdělkem stanoveným ke dni 1. 4. 2024, řekněme, že se jedná o 200 Kč/hod.

Řešení

Doba 3.4. až 7. 4. zahrnuje 5 pracovních dnů.

Výpočet náhrady za dovolenou: 5 × 8 × 200 = 8 000 Kč.

V praxi se může v celku lehce stát, že zaměstnanec z různých důvodů přečerpá dovolenou a zaměstnavatel si pak klade otázku(y), jak se má s tímto problémem  vlastně vyrovnat. Cílem tohoto článku je popsat situace spojené s přečerpáním dovolené ze všech úhlů pohledu.

 

Řešení přeplatku z titulu přečerpané dovolené pohledem Zákoníku práce

Vrácení náhrady mzdy nebo platu či odměny (DPP, DPČ) při přečerpání dovolené

Pokud dojde k přečerpání dovolené (lidově „přeplatek dovolené“), je zaměstnanec povinen vrátit zaměstnavateli náhradu mzdy nebo platu či odměny, jež mu byla vyplacena za dobu čerpání dovolené v konečném důsledku neoprávněně, a to proto, že mu na ni nakonec nárok nevznikl, případně nárok na dovolenou ztratil díky krácení z důvodu neomluvené absence, které zaměstnavatel použil.

Dojde-li tedy k přečerpání dovolené, je zaměstnanec, jak bylo uvedeno výše, povinen dle Zákoníku práce (konkrétně pak §222) zaměstnavateli vrátit náhradu za počet hodin takové přečerpané dovolené. Co to ale přesně znamená?

Případy přečerpání dovolené

V praxi a rovněž dle Zákoníku práce mohou nastat jen dva způsoby, jak k přečerpání dovolené může dojít:

1. právo na dovolenou zaměstnanci „ve finále“ nevzniklo,

2. zaměstnanci nárok na dovolenou sice nejprve vznikl, ale v důsledku následného krácení dovolené z důvodu neomluvené absence o nějaký (nebo všechen) přišel.

Ad 1.:

K první situaci dojde tehdy, kdy zaměstnanci ve finále nárok na určitý počet hodin dovolené, kterou si vyčerpal, vůbec nevznikne. To vychází z následujícího „paradoxu“. Na jedné straně dle Zákoníku práce je zaměstnavatel povinen rozvrhnout zaměstnancům dovolenou tak, aby nárok na dovolenou, který jim vznikl za daný kalendářní rok, respektive jeho poměrnou část, zaměstnanci i v tomto roce vyčerpali a na straně druhé je přesný finální nárok na dovolenou u každého zaměstnance znám až de-facto poslední den v roce, případně v den konce pracovněprávního vztahu. To jde trochu proti sobě, nemyslíte? Výrazné je to o to více ve stávající úpravě dovolené, která platí od 1.ledna 2021, kdy je nárok na dovolenou vázán na „odpracované doby“ (myšleno doby výkonu práce pohledem nároku na dovolenou), respektive celých týdenních fondů pracovní doby (dále jen TPD) a díky tomu je nárok na dovolenou přírůstkový od začátku roku až do jeho samotného konce. Jde tedy zejména o to, že zaměstnavatel vychází v průběhu roku z tzv. optimistického pohledu na nárok na dovolenou a například na začátku roku předpokládá, že zaměstnanec odpracuje vše, co má v harmonogramu vypsaných směn do konce roku před sebou a dovolenou umožní čerpat v širším rozsahu, než v daném okamžiku zaměstnanci skutečně náleží. V tom samozřejmě zaměstnavateli nic nebrání a je to pochopitelně běžná praxe, a nutno dodat, jinak by to ani realizovat nešlo.

Ad 2.:

K druhé situaci dochází tehdy, kdy zaměstnanci sice nárok na dovolenou vznikl a on si ji také reálně vyčerpal, ale ve finále díky krácení dovolené (jiný způsob nepřichází v úvahu*) nárok na tuto dovolenou ztratil.

*Od 1. ledna 2021 je možné krátit zaměstnanci dovolenou pouze a jen za neomluveně zameškanou směnu, dílčí části zameškaných směn lze pro tento účel sčítat. Ať neodbíháme od tématu, raději nyní neřešme, co by výše uvedená věta znamenala v situaci nestejně dlouhých směn. Poznamenejme pro úplnost, že krácení dovolené z důvodu neomluvené absence je právo zaměstnavatele, nikoli jeho povinnost. Pochopitelně musí zaměstnavatel postupovat nediskriminačně vůči všem zaměstnancům. Je tedy čistě na zaměstnavateli, zda se rozhodne tento „bič“ využít, či nikoli. Pro absolutní úplnost dodejme také to, že za neomluvenou absenci lze krátit jak dovolenou řádnou, tak dovolenou dodatkovou.

Právo zaměstnavatele na vrácení náhrady mzdy/platu/odměny za přečerpanou dovolenou

Pokud dojde k přečerpání dovolené, je vhodné, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na konkrétním způsobu, jakým mu bude vyplacená náhrada mzdy nebo platu či výjimečně odměny, za přečerpanou dovolenou zaměstnancem vrácena. Zaměstnavatel může se zaměstnavatelem uzavřít např.: dohodu o srážkách ze mzdy, což je ale v podstatě krajně nevhodné (neřešitelné) v situaci, kdy u dotyčného existují dříve doručené jiné typicky exekuční pohledávky, protože pak by se zaměstnavatel finančních prostředků nedočkal asi nikdy. Proto je lépe využít aparátu srážek ze mzdy tzv. bez souhlasu zaměstnance (§ 147 odst. 1 písm. e) Zákoníku práce), kam přeplatky na dovolených patří a srazit zaměstnanci odpovídající prostředky ze mzdy/platu/odměny, detailněji viz níže v další kapitole popisující praktická řešení. I toto řešení má však svá velká ale. Mnohdy se s ním potkáme zejména v situacích, kdy už vlastně není z čeho srazit, protože zaměstnanec již skončil, anebo má neomluvené absence a konec jeho pracovního poměru je na dohled. Potom už zaměstnavateli skutečně nezbývá nic jiného, než vymáhat dané prostředky soudní cestou.

Výše uvedené potíže mohou u zaměstnavatele nastat samozřejmě také v souvislosti s dlouhodobě trvajícími překážkami v práci, za něž zaměstnanec nedostává žádné nebo jen nízké náhrady a díky tomu nedosáhne takových příjmů, z nichž by bylo možné částku přeplatku na dovolené srazit. V praxi se tak nejčastěji potkáme s čerpáním rodičovské dovolené, dlouhodobým neplaceným volnem, případně dočasnými pracovními neschopnostmi běžnými (nikoli s titulu úrazu či nemoci z povolání), které běží v režimu dávek nemocenského pojistného.

Občas se na svých školeních potkávám s dotazem, zda nelze výše uvedenou situaci, kdy zaměstnanec nadále pracuje u zaměstnavatele i v dalším roce, stran přeplatku na dovolené, vyřešit „zápočtem“ oproti nové dovolené v následujícím roce.

To je ale jednoznačně vyloučeno, zaměstnavatel nemůže postupovat tak, že by místo vrácení náhrady mzdy nebo platu za přečerpanou dovolenou zaměstnanci, ponížil jeho nárok na dovolenou za nadcházející kalendářní rok. Ono by to vlastně znamenalo, že by zaměstnanec v takovém případě vkročil do nového roku se „záporným“ nárokem na dovolenou. Když si navíc uvědomíme, že s dovolenou je vždy nakládáno z hlediska nároku jen v „mantinelech“ konkrétního kalendářního roku, je nad slunce jasné, že výše uvedené úvahy jsou liché a není možné je v praxi jakkoli uplatnit.

Další dotaz zní, jak posoudit dobu čerpání dovolené v situaci přečerpané dovolené?

Je otázkou, jak vlastně zpětně posoudit dobu nepřítomnosti zaměstnance v práci z důvodu čerpání dovolené, na niž mu ve finále právo nakonec nevzniklo, nebo jej případně ztratil díky neomluveným absencím. Z mého pohledu je třeba na prvním místě konstatovat, že již sama skutečnost, že čerpání dovolené je posuzováno jako výkon práce pohledem dovolené, vzbuzuje na některých tvářích včetně mé úsměv. Ab absurdum z toho totiž plyne, že čím více si zaměstnanec čerpá dovolenou, tím větší nárok na dovolenou má. Tomu se v programátorské branži, říká „zacyklení“.

On to zas až takový problém není, ale přeci se projeví, a to ve dvou situacích, jimž jsou přechod mateřské na rodičovskou a „dohodáři“ (DPP a DPČ). V situacích čerpání dovolené mezi mateřskou a rodičovskou dovolenou to způsobuje nemalé komplikace v pochopení této problematiky ze strany mzdových účetních. Některé, a já se jim nedivím, jsou z toho občas doslova paf. Z výše uvedených důvodů je, dle mého názoru zcela mimo realitu, uznat u zaměstnance dobu čerpané dovolené (de-facto sloužící pro nárok na sebe sama) v situaci, kdy již víme, že mu tato dovolená zpětně nenáleží, jako výkon práce pohledem dovolené. Podle mého názoru je tato dříve čerpaná dovolená, na níž nárok nakonec nevznikl zpětně posouzena jako „neplacené volno“, tento názor opírám navíc o nyní již pravda nepoužívanou praxi, kdysi zažitou v případě kontroly na minimální vyměřovací základ ve zdravotním pojištění, kdy se tehdy k dobám přečerpané dovolené přistupovalo naprosto identicky, tedy jako k neplacenému volnu. 

Poslední otázka zní, jaký průměrný výdělek použít pro vrácení náhrady za přeplatek na dovolené?

Tento postup žádné konkrétní ustanovení taxativně neobsahuje. Z logiky věci ale plyne, že vratka dovolené by měla jít „odzadu“ postupně po jednotlivých hodinách čerpané dovolené, které dotyčnému nenáležely. A aby to bylo na 100% přesné, tak by bylo třeba zjistit, kde (ve kterých kvartálech) byly hodiny dovolené, jenž nenáležely, proplaceny náhradou a tedy jakým konkrétním průměrem se to dělo. A tento průměr by pak byl použit pro výpočet vratky dovolené...

 

Řešení přeplatku z titulu přečerpané dovolené prakticky

Pokud zaměstnanec vyčerpal více dovolené, než činil jeho zákonný nárok, ať už z důvodu dlouhodobé nepřítomnosti nebo z důvodu předčasného skončení zaměstnání v průběhu kalendářního roku, je zaměstnavatel oprávněn v souladu s §147 odst. 1 písm. e) ZP provést srážku z titulu přečerpané dovolené bez souhlasu zaměstnance.

Stejnou povinnost má zaměstnavatel i po ukončení každého kalendářního roku, kdy musí zjišťovat zůstatky nevyčerpané dovolené z předchozího kalendářního roku a převádět je do roku následujícího. Někdy také zjistí, že nárok na dovolenou musí být krácen z důvodu neomluvené absence. I v těchto případech provádí srážku bez souhlasu zaměstnance.

Velmi důležité je upozornit na pořadí takové srážky. Všechny srážky uvedené v § 147 odst. 1 písm. c) až e) získávají pořadí okamžikem, kdy je plátce oprávněn srážku provést. To však znamená, že má-li zaměstnanec mzdu zatíženou jinými srážkami s dřívějším pořadím, není možné takovou srážku fakticky provést a zaměstnavatel se musí se zaměstnancem dohodnout jinak. Například tak, že pohledávku uhradí zaměstnanec v hotovosti do pokladny, nebo že uhradí částku převodem ze svého účtu ve prospěch účtu zaměstnavatele.

Další možností je uzavření dohody o srážce ze mzdy, kde daná srážka získá samozřejmě pořadí dnem, kdy je tato dohoda uzavřena (akceptována oběma stranami). Tento způsob je rozumný, ale na místě jen v případě, kdy nemá zaměstnanec srážky s dřívějším pořadím, které by jinak danou srážku posouvaly do nekonečna.

V rámci dalšího vysvětlení předpokládejme, že zaměstnanec naštěstí nemá mzdu zatíženou žádnou jinou pohledávkou a zaměstnavatel je oprávněn přeplatek na dovolené provést bez souhlasu zaměstnance.

Je nezbytné si uvědomit, že i při provádění srážek bez souhlasu, je nutné postupovat v souladu s postupem stanoveným Občanským soudním řádem (dále jen OSŘ). Ve větším rozsahu, než stanoví OSŘ, není nikdy možné žádné srážky ze mzdy provést! Tím je pochopitelně myšleno, že musíme uplatnit nezabavitelné částky u dotyčného a případně jím uplatňovaných vyživovaných osob při odbavení srážky. Dále pak vycházíme z principu dělení na třetiny zbytku čisté mzdy, případně z částky zabavitelné bez omezení, která může vzniknout.

Srážky týkající se přeplatku na dovolené se posuzují jako nepřednostní pohledávky.

Problém u přeplatku na dovolené, oproti jiným srážkám, spočívá zejména v tom směru, že náhrada mzdy za dovolenou byla provedena v hrubém (náhrady mzdy byly přeci zatíženy odvodem pojistného i daní), ale pozor, srážky ze mzdy se podle OSŘ mají provádět výhradně z čisté mzdy. Jak se tedy s touto situací vyrovnat?

Protože z přeplatku dovolené (náhrada mzdy za dovolenou) bylo odvedeno pojistné a daň, je nutné zaměstnanci při provádění srážky z čisté mzdy vrátit pojistné a daň. Současně je nutné vrátit pojistné i zaměstnavateli.

S ohledem na výše uvedenou skutečnost je tedy nezbytné provést srážku v hrubém, čímž dojde ke snížení zdanitelného příjmu a tím dojde k vyrovnání daně, stejně jako dojde ke snížení vyměřovacího základu pro odvod pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení a vyrovná se tím pojistné vůči zaměstnanci i zaměstnavateli. Věřím, že všechny uživatelské SW na zpracování mzdové agendy tuto možnost nabízejí, protože se jedná o jediný možný a rozumný způsob řešení.

Při výše popsaném postupu, jak již bylo naznačeno výše, je nutné respektovat skutečnost, že zaměstnanci musí být zachována nezabavitelná částka, druhá a třetí třetina (druhá třetina proto, že jsme si uvedli že se jedná o nepředností pohledávku). Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou na nižších splátkách, než stanoví OSŘ, bude se postupovat podle takové dohody.

V případě již probíhajících exekučních srážek, kdy je zaměstnanci zabaveno vše v souladu s OSŘ, nelze srážku na základě uzavřené dohody začít srážet vůbec, i kdyby s tím zaměstnanec souhlasil. Taková srážka na základě dohody pak zůstává v pořadí a vyčká do doby, kdy budou předchozí exekuční srážky či jiné srážky s dřívějším pořadím, uhrazeny. Někdy se jí tedy ani nemusíme dočkat. Po úhradě všech předchozích srážek se zbytek čisté mzdy uvolní a bude tak konečně možné přistoupit k provedení srážky na základě dohody, která čekala v pořadí.

Příklad 2 – přečerpaná dovolená a srážka ze mzdy

Zaměstnanec má v roce 2024 hrubou mzdu 50 000 Kč, učinil Prohlášení poplatníka k dani, je ženatý a má jedno vlastní dítě, na které, ať se nám to nekomplikuje, neuplatňuje daňové zvýhodnění a ani na toto dítě není povinen zasílat výživné. Ke konci roku zaměstnavatel zjistí, že na dovolenou, kterou si dříve zaměstnanec vyčerpal, mu nakonec vůbec nárok nevznikl a je tedy nutné v prosinci 2024 vyřešit přeplatek na dovolené, který činí dejme tomu 10 000 Kč. Zaměstnanec nemá žádné exekuční srážky, ani jiné srážky na základě dohody s dřívějším pořadím. Zaměstnavatel tedy přistoupí k provádění srážky bez souhlasu zaměstnance, a to snížením zdanitelného příjmu a jinými slovy tak provede srážku tak, jak bylo uvedeno výše: z hrubé mzdy.

Nyní je však zapotřebí si uvědomit, že je nutné zkalkulovat, jaký zbytek čisté mzdy pro účely nepřednostní pohledávky pohledem OSŘ by byl k dispozici. Důvod je jednoduchý: není možné provádět srážky nad rámec OSŘ!                

Zdanitelný příjem= 60 000 Kč

Daňový základ zaokrouhlený = 60 000 Kč 

Zálohová daň před uplatněním slev na dani = 60 000 x 15% = 9 000 Kč    

Základní sleva= 2 570 Kč

Záloha daně po slevě na dani = 6 430 Kč 

Zdravotní pojistné za zaměstnance = 2 700 Kč 

Sociální pojistné za zaměstnance = 4 260 Kč 

Čistá mzda = 60 000 – 6 430 – 2 700 – 4 260 = 46 610 Kč 

Nezabavitelná částka (na povinného + 2 vyživované osoby (dítě a manželka)) =        12 704,66 + (2 x 3 176,16) = 19 057 Kč            

Čistá mzda snížená o nezabavitelnou částku = 27 583 Kč, pro dělitelnost třemi snížíme částku o 1 Kč, 1Kč zůstává povinnému

Výše třetin= 9 194 Kč         

Částka, nad kterou se sráží tzv. bez omezení (28 585,5 Kč) nebyla dosažena  

Částka zabavitelná bez omezení tedy neexistuje

Pro nepřednostní pohledávku je možné použít částku až do výše = 9 194 Kč

Čistá mzda po provedené nepřednostní srážce v přípustné výši dle OSŘ by tak byla 46 610 – 9 194 + 1 = 37 417 Kč            

Řešení přeplatku z titulu přečerpané dovolené v hrubém:

 Zdanitelný příjem= (60 000 - 10 000) = 50 000 Kč

Daňový základ zaokr.= 50 000 Kč 

Zálohová daň před uplatněním slev na dani  = 50 000x 15% = 7 500 Kč    

Základní sleva= 2 570 Kč

Záloha daně po slevě na dani = 4 930 Kč 

Zdravotní pojistné za zaměstnance  =  2 250 Kč 

Sociální pojistné za zaměstnance  = 3 550 Kč 

Čistá mzda = 50 000 – 4 930 – 2 250 – 3 550 = 39 270 Kč 

Pokud tedy bude provedena srážka v hrubém ve výši 10 000 Kč, jak je znázorněno výše (hrubá mzda se sníží na 50 000 Kč), tak nedojde v tomto případě k porušení postupu stanoveného občanským soudním řádem. Zaměstnanci bude totiž při hrubé mzdě 60 000 Kč vyplaceno v čistém 39 270 Kč, což je více, než stanoví OSŘ, viz první část řešeného příkladu. Dle OSŘ je totiž, jak jsme si ukázali, možné srazit nejvýše takovou částku, aby bylo zaměstnanci v čistém vyplaceno nejméně 37 417 Kč, a to jak vidno bylo dodrženo!

Nyní zmodifikujme zadání příkladu na to, že přeplatek na dovolené nebude 10 tis. Kč, ale 20 tis. Kč.

Oprava přeplatku z titulu přečerpané dovolené v hrubém:

Zdanitelný příjem= (60 000 - 20 000) = 40 000 Kč

Daňový základ zaokr.= 40 000 Kč 

Zálohová daň před uplatněním slev na dani  = 40 000x 15% = 6 000 Kč    

Základní sleva= 2 570 Kč

Záloha daně po slevě na dani = 3 430 Kč 

Zdravotní pojistné za zaměstnance = 1 800 Kč 

Sociální pojistné za zaměstnance = 2 840 Kč 

Čistá mzda = 40 000 – 3 430 – 1 800 – 2 840= 31 930 Kč 

Pokud by byla provedena srážka v hrubém ve výši 20 000 Kč tak, jak je výše znázorněno (hrubá mzda se sníží na 40 000 Kč), dojde k porušení postupu stanoveného OSŘ, neboť zaměstnanci by bylo při hrubé mzdě 40 000 Kč vyplaceno v čistém příjmu jen 31 930 Kč, což je méně, než stanoví OSŘ. Dle OSŘ je možné srazit nejvýše takovou částku, aby bylo zaměstnanci v čistém vyplaceno 37 417 Kč. Tuto částku tedy zaměstnanci vyplatíme a pohledávku ve výši zbytku tj.: 5 487 Kč (37 417 – 31 930) převedeme do dalšího měsíce a budeme ji odbavovat později.

 Máte-li zájem rád vám vše vysvětlím na on-line školení, jež pořádá společnost Integra za několik dní.

https://www.integracentrum.cz/dovolena-v-roce-2024-v-prikladech-2414

Ať se vám daří!   

Tomáš Smutný

Upozornění: Záznam čtyřhodinového online školení Zdaňování příjmů ze závislé činnosti 2024 a roční zúčtování daně 2023 si můžete objednat za 2 500 Kč na adrese mzdyapp@tcc.cz. Obsah školení naleznete zde.

                      Záznam pětihodinového online školení Rekapitulace všech legislativních změn pro rok 2024 v praktických příkladech si můžete objednat za 2 500 Kč na adrese mzdyapp@tcc.cz. Obsah školení naleznete zde.